Zettelwirtschaft ade!

Rein ins Taxi, ab in den Flieger, anschließend wieder ins Taxi und schon geht es zum Essen mit Geschäftspartnern, und das Spiel beginnt von vorn. Im Koffer stapeln sich die Belege für die Reisekostenabrechnung. Um ihren Mitarbeitenden diese lästige Aufgabe zu erleichtern, setzt die Management- und Technologieberatung Sopra Steria SE auf die Cloud-Lösung Concur zur Reisekostenabrechnung und -verwaltung. Das Ergebnis: Ein zu 100 Prozent digitaler Prozess.

Der Kauf von Concur für Reisebuchungs- und Reisekostenabrechnungen war seitens SAP ein weiterer Schritt, um ihr Cloud-Portfolio durch Akquisitionen zu erweitern. Aus Sicht der Management- und Technologieberatung Sopra Steria eine gute Entscheidung. „Wir nutzen Concur in Großbritannien bereits seit zehn Jahren und seit 2014 auch in Deutschland. Insbesondere aus deutscher Sicht haben wir die Integration von Concur in SAP sehr begrüßt“, erinnert sich Stephanie Meetz, Head of Administration Services. Pluspunkte waren, dass die deutschen steuerlichen Anforderungen stärker berücksichtigt werden und der Anbieter sein Know-how entsprechend erweitert hat.

Pluspunkt: Open-Booking-Strategie

Dass der Concur-Kauf seitens SAP die Integration eines Buchungssystems für Fluglinien, Hotels und andere Reiseanbieter beinhaltet, spielte bei der Entscheidung der deutschen Landesgesellschaft für die Lösung hingegen keine Rolle. „Wir nutzen in Deutschland aus dem Concur-Portfolio ausschließlich die Reisekostenabrechnung und -verwaltung Expense“, so Stephanie Meetz. Auf das Reisemanagement-Tool Travel von Concur verzichtet das Unternehmen. Flüge werden über ein Reisebüro gebucht. Das Reisebüro bot zum Zeitpunkt der Einführung ausschließlich die Nutzung der eigenen Buchungsplattform an, so dass eine Integration in Concur nicht möglich war.

„Da kommt uns die Open-Booking-Strategie zugute, die SAP mit Concur bietet. Andere Reisemittel buchen wir direkt auf den Corporate-Webseiten unserer Partner sowie Hotels über eine Hotelbuchungsplattform“, beschreibt Stephanie Meetz das Vorgehen. Um sich nicht auch ein anderes Reisebüro suchen zu müssen, hat sich das Unternehmen daher in Deutschland dazu entschieden, Concur nur für den Expense-Teil zu nutzen. Bei Sopra Steria in Großbritannien wiederum sieht das Ganze anders aus. „Die einzelnen Landesgesellschaften entscheiden selbst, welche Lösungen sie zur Reisebuchung und -kostenabrechnung nutzen wollen. Unsere britischen Kollegen nutzen Concur vollumfänglich, inklusive der Module Booking und Expense sowie dem Reiseplanungsassistenten TripIt“, erläutert die Head of Administration Services den Ist-Zustand.

100 Prozent digitalisiert

Bevor die deutsche Landesgesellschaft Concur eingeführt hat, setzte das Unternehmen auf die SAP-On-Premise-Lösung Travel Management. „Wir mussten uns erstmal an eine neue Logik der Abrechnung gewöhnen. Im Vergleich zur SAP-Welt empfanden wir die Unterschiede als gravierend“, sagt Stephanie Meetz. So enthält eine Concur-Abrechnung z. B. grundsätzlich keine verbundenen Reisepläne und Ausgaben. „Das erleichtert natürlich die Abrechnung. Verglichen mit unserem ehemaligen Prozess, in dem wir eine Reise mit entsprechend verbundenen Belegen abgerechnet haben, stellte dies aber eine Umgewöhnung dar“, so Stephanie Meetz.

Heute werden seitens des Unternehmens pro Jahr zirka 45.000 Reisekostenabrechnungen über Concur abgewickelt, und die Anwender sind begeistert – insbesondere aufgrund des zu 100 Prozent digitalen Prozesses. Die Sopra-Steria-Mitarbeitenden vernichten ihre Papierbelege jetzt direkt und können dank der Concur-App für mobile Geräte ihre Reisen gleich von unterwegs abrechnen. Aus administrativer Sicht ist es seit der Neufassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nämlich auch zulässig, fotografierte Belege zu erfassen.

Taxi-Applikation angebunden

Ein weiterer Mehrwert von Concur ergibt sich für das Unternehmen durch die Anbindung der Taxi-Applikation Freenow (ehemals mytaxi). Der Service ermöglicht es, Freenow-Belege nahtlos in Concur hochzuladen. „Damit die Anbindung reibungslos funktioniert, muss bei den Mobilitätsanbietern wie Freenow, Uber oder Sixt neben einem privaten Account auch ein geschäftlicher Account angelegt werden. Dieser lässt sich dann mit Concur verknüpfen, sodass alle Rechnungen direkt in Expense zur Abrechnung bereitstehen“, beschreibt Stephanie Meetz die Funktion. Der mit Concur implementierte digitale Prozess sorgt zudem gleich dafür, dass die Belege steuerlich konform archiviert sind. Gleichzeitig kann das Unternehmen innerhalb der Anwendung ein Reporting-Tool für Auswertungen nutzen und einen einfachen Abrechnungs- und Genehmigungs-Workflow abbilden.

Da Sopra Steria aktuell keine weiteren SAP-Lösungen einsetzt, hielten sich auch die Herausforderungen bei der Einführung von Concur in Grenzen. Schnittstellen zu anderen SAP-Lösungen oder zu einem SAP-ERP-System waren nicht notwendig. Dennoch war es insbesondere im Hinblick auf das komplexe deutsche Steuersystem wichtig, einen kompetenten Implementierungspartner an der Seite zu haben. Denn das amerikanisch aufgebaute System kannte die in Deutschland relevanten Aspekte wie Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen von Haus aus nicht. Umso erfreulicher war es aus Sicht von Sopra Steria, als SAP Concur gekauft hat. „Wir haben uns gefreut, dass damit automatisch jemand mit ins Boot kam, der die deutschen Parameter kennt“, so Stephanie Meetz.

Anderen Unternehmen, die Concur einführen möchten, rät Stephanie Meetz vor allem eins: „Alle Bereiche sollten frühzeitig in die Projektorganisation eingebunden werden, auch erfahrene, externe SAP-Concur-Berater. Zudem empfehle ich, gleich von Beginn an auf den komplett papierlosen Belegprozess zu setzen.“ Zum einen sei dies gesetzlich erlaubt. Zum anderen erhalte man so ein unveränderliches digitales Archiv. Darüber hinaus empfiehlt die Expertin hinsichtlich des Projektvorgehens, zunächst eine Pilotgruppe einzurichten und so erste Erfahrungen mit dem Tool zu sammeln.

An kleinen Stellschrauben drehen

Aufgrund der Erfahrungen, die Sopra Steria mit Concur gemacht hat, fällt das Fazit entsprechend positiv aus. Lediglich an wenigen Stellschrauben könnte SAP noch drehen. „Derzeit sitzt konzernübergreifend unser Key-Account in Großbritannien. Es wäre wünschenswert, pro Land einen eigenen Ansprechpartner für den klassischen Support zu haben“, meint Stephanie Meetz. Zudem sei die Integration weiterer Booking-Partner wünschenswert. „Ärgerlich ist derzeit, dass die Anwendung auf verschiedenen Endgeräten unterschiedlich läuft bzw. Meldungen unterschiedlich aussehen. Das erhöht den Testaufwand enorm“, so die Expertin. Bei Anpassungen muss auf allen Endgeräten getestet und einzelne Features müssen angepasst werden. Doch wenn diese Baustellen beseitigt sind, spricht aus Sicht der Head of Administration Services nichts mehr dagegen, dass Unternehmen zumindest für die Reisekostenabrechnung und -verwaltung Concur in ihren Lösungskoffer aufnehmen.

Hilfreicher Link

Nähere Informationen zu den Neuerungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff gibt es in der DSAG-Arbeitsgruppe Datenzugriff unter:

Bildnachweis: Sopra Steria SE, Daniella Winkler + iStock