Die neue Bundesregierung hat in ihrem Koalitionsvertrag vom 24. November 2021 an mehreren Stellen grundlegenden Reformbedarf im steuerlichen Bereich angekündigt. Ein Punkt im Papier: Es soll schnellstmöglich bundesweit einheitlich ein elektronisches Meldesystem für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen eingeführt werden. Dieses soll als Kontrollsystem fungieren, um den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) bewertet dieses Vorhaben positiv, denn grundsätzlich kann die verpflichtende elektronische Rechnung auch ein Treiber sein, um sämtliche Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren.
Seit Ende 2020 nimmt der Bund gemäß einer EU-Richtlinie nur noch Rechnungen in elektronischer Form entgegen. Nach und nach folgen die einzelnen Bundesländer mit der Pflicht der Rechnungsstellung im Format XRechnung. Die DSAG berichtete bereits über den Stand der technischen Umsetzung der elektronischen Rechnung in einer Pressemitteilung. „Als DSAG unterstützen wir, dass die Rechnungsstellung innerhalb Deutschlands im Format XRechnung sowie das Umsatzsteuermeldesystem vereinheitlicht werden sollen. Gleichermaßen ist eine Vereinheitlichung auf EU-Ebene erstrebenswert“, ordnet Karin Gräslund ein, DSAG-Fachvorständin Finanzen & Sustainability.
Laut einem im Dezember 2021 veröffentlichten Bericht der EU-Kommission sind den EU-Mitgliedstaaten im Jahr 2019 etwa Einnahmen in Höhe von 134 Milliarden Euro aus der Mehrwertsteuer entgangen. In Deutschland waren es etwa 23,4 Milliarden Euro und in Österreich 2,8 Milliarden Euro. Darin enthalten sind Einnahmenverluste, die durch Mehrwertsteuer-Betrug, Hinterziehung und Umgehung, Optimierungspraktiken, Insolvenzen und Zahlungsunfähigkeit sowie fehlerhafte Berechnungen und Verwaltungsfehler entstehen. „Einige Einnahmenverluste sind nicht vermeidbar, doch entschlossene Maßnahmen und gezielte Ansätze wie dieser Vorstoß der Bundesregierung können viel bewirken“, ist sich Karin Gräslund sicher.
Rechnungsstellung verschlanken
In Italien ist die elektronische Rechnungsstellung bereits seit dem 1. Januar 2019 obligatorisch. „Dort sehen wir, dass der Umsatzsteuerbetrug abgenommen hat“, ordnet Bernd Nowack ein, stellvertretender Sprecher der Arbeitsgruppe Rechnungswesen. Mit einem solchen System könnten die Unternehmen Geld sparen, denn der Transport von der Rechnungsstellung bis hin zum Rechnungsempfang würde sich genauso verkürzen wie der Zahlungsprozess. Gleichermaßen sei die Gefahr je nach Versandweg geringer, dass Informationen verloren gingen. „Insbesondere Großunternehmen versenden und empfangen bereits viele Rechnungen auf elektronischem Weg. Durch eine einheitliche Meldeplattform würden Versand und Empfang von inländischen Rechnungen harmonisiert und vereinfacht, weil firmenindividuelle Rechnungsformate einzelner Empfänger nicht mehr unterstützt werden müssten“, erläutert Heike Weinlich, stellvertretende Sprecherin der DSAG-Arbeitsgruppe Electronic Invoicing. Sie gibt jedoch auch zu bedenken, dass eine „Deutschland-interne“ Meldeplattform für international tätige Unternehmen das Risiko birgt, Rechnungen in diversen länderabhängigen Formaten erzeugen und empfangen zu müssen. „Hier gilt es, einen deutschen Alleingang zu vermeiden und eine möglichst EU-weit harmonisierte Lösung anzustreben“, so Heike Weinlich.
Wildwuchs vermeiden
Wenngleich die DSAG prinzipiell ein einheitliches elektronisches Meldesystem befürwortet, so waren doch die Erfahrungen aus der Vergangenheit, was die Umsetzung ähnlicher Vorstöße anbelangt, eher negativ. „Ein Beispiel ist die EU-Richtlinie 214/55/EU mit dem Stichwort XRechnung. Von Anfang an war das Thema von politischer Einflussnahme sowie von Einzelinteressen verschiedener Ministerien, Bundesländer, Behörden und Verbänden geprägt“, kritisiert Bernd Nowack. Der Föderalismus in Deutschland habe es nicht zugelassen, zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, sodass eine durch die EU-Richtlinie angestrebte Kostenersparnis und Prozesseffizienz hätte entstehen können. Stattdessen wurde z. B. das zentrale Format der XRechnung stark erweitert, wodurch mehrere Varianten entstanden und die Komplexität zugenommen hat. Infolgedessen wurden die internationalen Standards wie der Peppol-Versand ausgehebelt und am ZUGFeRD-Format festgehalten. Zudem seien sich Bundeswirtschafts- und Bundesfinanzministerium sowie andere Ministerien und Länder nicht einig gewesen, wodurch die einen ZUGFeRD und die anderen XRechnung unterstützt hätten. „Aus Unternehmenssicht schafft das kein Vertrauen in Politik und Staat“, so Karin Gräslund.
Die DSAG ist sich sicher, dass eine bundesweit einheitliche Lösung nur gelingen kann, wenn der Föderalismus nicht die gleichen Blüten trägt wie bei der XRechnung. „Da im Grundgesetz der Grundsatz einer ‚einheitlichen‘ Besteuerung festgelegt wird, sind wir hier positiv gestimmt“, sagt Rolf Andres, stellvertretender Arbeitskreissprecher Steuern. Colin Blöcher, DSAG-Arbeitsgruppensprecher Electronic Invoicing, ergänzt: „Wir gehen davon aus, dass die Länder im Vorfeld von ihrem Mitspracherecht Gebrauch machen und dann einheitliche Vorgaben verabschiedet werden, sodass ein Wildwuchs wie bei der XRechnung vermieden wird.“
Hoher Arbeitsaufwand für Unternehmen
Auch ohne Wildwuchs erwarten die Experten einen deutlichen Arbeitsaufwand für die Unternehmen. „Wir sind mit SAP Document Compliance in SAP ERP bzw. SAP Document and Reporting Compliance in S/4HANA gut aufgestellt. Doch unabhängig vom Produkt werden zusätzliche Prozesse in SAP aufgesetzt werden müssen, um über diese Clearing-Schnittstelle die Umsatzsteuer an Kunden anzumelden“, ist sich Bernd Nowack sicher. Das gelte beispielsweise für zusätzlich zu erfassende Meldungen, wo Umsatzsteuer abgeführt bzw. korrigiert werden muss, aber aufgrund bestimmter Geschäftssituation keine Rechnungsstellung erfolgt. Aktuell geschieht das bei vielen Unternehmen manuell in der monatlichen Umsatzsteuermeldung bzw. als spezielle FI-Buchung im SAP-System. Gleichermaßen erschwert die Einführung eines elektronischen Real-time-Meldesystems die Korrekturmöglichkeiten bei fehlerhaft ausgestellten Rechnungen. „Die bereits gemeldete Rechnung kann meist nicht mehr oder nur mit hohem Aufwand korrigiert werden. Hier ist auch SAP als Software-Lieferant gefragt, um bereits in einem frühen Stadium innerhalb der Logistikprozesse eine korrekte Steuerermittlung zu prüfen, um Korrekturprozesse so weit wie möglich zu reduzieren“, sagt Heike Weinlich. Lösungen wie SAP Tax Compliance setzen derzeit erst nach der Rechnungstellung an, können somit also keine Korrekturprozesse vermeiden.
Ein einheitliches elektronisches Meldesystem sollte folgende Punkte abdecken:
- Langfristig sollte eine EU-weite, einheitliche Lösung das Ziel sein, was auch der innereuropäischen wirtschaftlichen Zusammenarbeit zugutekäme. Denkbar wäre ein europaweit einheitliches Rechnungs- und Clearing-Modell auf Basis von Peppol und der Peppol-UBL-Struktur. Dies könnte die Umsatzsteuerermittlung und -erklärung in der EU revolutionieren und dazu führen, dass die Umsatzsteuer da anfällt, wo die Ware bzw. Dienstleistung hin geliefert bzw. ausgeführt wird.
- Ein EU-weit einheitliches Rechnungs- und Clearing-Modell sollte sich barrierefrei in die sonstigen Reporting-Verpflichtungen im EU-weiten Warenverkehr eingliedern. Das hätte den großen Vorteil, dass es nur eine Schnittstelle bzw. Lösungsanforderung gäbe, wodurch Implementierungs- und Wartungsaufwendungen für die Unternehmen reduziert werden könnten.
- Die Lösung sollte zukunftssicher sein und nah an bestehenden, länderüberschreitenden Standards.
- Sie sollte im Idealfall auf der existierenden Infrastruktur für Peppol aufbauen. Viele SAP-Kunden haben hier investiert und es wäre nachhaltig, diese Investitionen weiter nutzen zu können.
SAP und Partner in der Verantwortung
Aufgrund der Komplexität und des Volumens der vielen Anforderungen in diesem Bereich, stehen SAP und auch Partner in der Verantwortung. Sie müssen Modelle entwickeln, die den DSAG-Mitgliedsunternehmen helfen, alle Anforderungen mit dem bestehenden Personal zu erfüllen. Gleichermaßen sollten sie in die Lage versetzt werden, ihre Kunden in den kommenden Jahren so zu unterstützen und die Modelle weiterzuentwickeln, dass zukünftige Anforderungen mit weniger Personal umgesetzt und betreut werden können. „Dies kann auch bedeuten, dass sich SAP von einem Software-Anbieter hin zu einem Service-Provider entwickeln muss“, erläutert Karin Gräslund und ergänzt: „SAP sollte eine ganzheitliche Lösung anbieten, denn ein einheitliches elektronisches Meldesystem bedeutet letztendlich einen Eingriff in jede erdenkliche Transaktion – vom Einkauf bis zum Verkauf – und sie betrifft jedes Unternehmen gleichermaßen.“ Als Verband wird sich die DSAG dafür einsetzen, ein zentrales einheitliches europäisches Modell zu erarbeiten und den Austausch auf nationaler wie internationaler Ebene suchen.