Wie man mit Hilfe von intuitiv zu bedienenden Stammdatenanträgen, in Form von SAP Fiori Apps und digitalen Assistenten, schnell und einfach qualitativ hochwertige Stammdaten erzielt.

Anträge schnell und einfach selbst konfigurieren, statt aufwendig zu programmieren

Mit dem SAP Add On CLC-PADD® S Suite+ lassen sich einfache und komplexe Stammdatenanträge als moderne SAP Fiori-Apps selbstständig konfigurieren. Diese Business Apps sind intuitiv zu bedienen und können dank der SAP-UI5 Technologie auf jedem Endgerät, sei es PC, Tablet oder Smartphone, verwendet werden.

Antragsprozesse lassen sich schnell und einfach ohne Programmierung konfigurieren.

Dank dieses Tools lässt sich so in einem perfekt auf die Anwender abgestimmten Look & Feel jedes beliebige Antragsformular in Form von geführten Anwendungen, die dem Antragssteller bei der Dateneingabe assistieren, designen. Dazu stehen unterschiedlichste Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Ob intelligente Checklisten, Daten-Cockpits, kontextspezifische Hinweistexte oder gar Eingabehilfen und Vorschlagswerte: All diese Komponenten können in die Apps integriert werden. Via Drag-and-drop lassen sich wichtige Begleitdokumente den Anträgen hinzufügen. Für die Genehmigung und Prüfung der Stammdaten in dieser frühen Phase stehen flexible Workflows und Prozessmuster direkt zur Verfügung. Die CLC-PADD® S Suite+ bietet dazu auch eine anwenderfreundliche Visualisierung der Workflows und zeigt neben der Bearbeitungshistorie auch die weiteren Schritte der Antragsbearbeitung auf. Nach der Bearbeitung können nach Wunsch die Stammdaten anhand der im Formular erfassten Daten automatisch angelegt werden. Der Antrag wird dabei mit den Stammdaten verknüpft, sodass die gesamte Bearbeitungshistorie jederzeit transparent zur Verfügung steht.

One Tool – any Process! Mit der CLC PADD® S Suite+ lassen sich beliebige Anträge schnell und einfach konfigurieren.

Warum ein digitales Antragswesen für Stammdaten unerlässlich ist

Nach wie vor ist die Verbesserung ihrer Stammdatenqualität für die meisten Unternehmen von zentraler Bedeutung. So zeigt beispielsweise eine aktuelle Untersuchung von Gartner Research, dass laut Überzeugung vieler Firmen die schlechte Qualität der Daten für Verluste von durchschnittlich 15 Millionen US-Dollar pro Jahr verantwortlich ist.

Chaotische Stammdaten sind dabei oftmals das Ergebnis unzureichend definierter Verantwortlichkeiten und unsauberer Prozesse. Im schlimmsten Fall darf jeder seine benötigten Daten selbst in das ERP-System einspeisen und muss sich dabei nicht einmal darum kümmern, dass auch Informationen, die für andere Abteilungen zwingend erforderlich sind, korrekt eingesteuert und relevante Begleitdokumente (wie zum Beispiel Zertifizierungsnachweise) transparent abgelegt werden.
Die Folge: Unvollständige sowie fehlerhafte Daten und – aufgrund der daraus resultierenden mangelhaften Wiederauffindbarkeit der Stammdaten – historisch wachsende Dubletten.

Hohe Kosten entstehen dabei insbesondere durch aufwendige Nachbearbeitungen der Stammdaten, die für viele SAP-Kunden, besonders im Rahmen der digitalen Transformation ihrer Systemlandschaft zu S/4HANA obligatorisch ist.

Zahlreiche Unternehmen setzen daher auf ein dezidiertes Antragsmanagement für Stammdaten, das auf Formularen, meist als Excel- oder Worddokument, und für die Bearbeitung zuständigen Stammdatenverantwortlichen basiert. Aber auch diese „Papierprozesse“ bergen so manche Nachteile. Die Masse an Office-Formularen ist oftmals schwer zu bedienen und führt aufgrund von Medien- und Systembrüchen zu langen Laufzeiten – und damit auch zu langsamen und ineffizienten Geschäftsprozessen, die auf diesen Stammdaten gründen. Darüber hinaus muss der Antragssteller nicht nur wissen, wer für die weitere Bearbeitung des Antrags zuständig ist, er kann auch nicht den aktuellen Bearbeitungsstand seines Antrags einsehen. Aber auch der Stammdatenverantwortliche muss jeden Antrag ohne digitale Unterstützung durch das SAP-System prüfen und die Daten eigenhändig übertragen.

Stammdaten schnell und sauber – Dank SAP-Integration

Für ein intelligentes Stammdatenmanagement und effiziente Prozesse ist es erforderlich, dass Unternehmen zunächst klare Verantwortlichkeiten (ob zentral oder dezentral) etablieren. Zu jedem Datenpunkt sollte es einen klar definierten Kreis an Mitarbeitenden geben, die sich für die Erfassung und Qualität verantwortlich zeichnen.

Im nächsten Schritt empfiehlt es sich, alle Insellösungen in Form von Tools, Templates und Formularen außerhalb von SAP durch SAP integrierte Applikationen abzulösen. Dadurch lassen sich unnötige System- und Medienbrüche eliminieren und redundante Datenerfassungen vermeiden. Durch die unmittelbare Integration profitiert man von automatisierten Validierungen und Dublettenprüfungen. Mit Hilfe von intelligenten Workflows können die Anträge dann automatisch zur Freigabe an die jeweiligen Verantwortlichen im Stammdatenmanagement zugestellt werden, um anschließend automatisch die neuen Stammdaten fehlerfrei zu erfassen. Hierbei sollte man jedoch darauf achten, dass diese Applikationen flexibel auf veränderliche Bedürfnisse angepasst werden können und darüber hinaus auch schnell und einfach zu bedienen sind. Dies ist wichtig, um Hemmschwellen abzubauen, kostspielige Schulungsmaßnahmen zu vermeiden und die interne IT zu entlasten.

 

Bildnachweis: CLC xinteg GmbH, Adobe Stock
 

Für alle Verantwortlichen rund um das Thema SAP-Stammdatenanträge bietet die CLC xinteg GmbH regelmäßig interessante Webinare an.

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